Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

In dit document wordt het proces van verwerking retour opdrachten en reclamaties bij CB en de berichtdefinitie van het RRA bericht voor boekverkopers beschreven. 

Inhoudsopgave

Retouren bericht – RRA bericht

Het bericht RRA is bedoeld om retouropdrachten en reclamaties digitaal in de dienen bij CB. Indienen van een RRA bericht is mogelijk nadat hiervoor de benodigde afspraken in de CB systemen zijn vastgelegd.

CB onderscheidt de volgende retourtypen
BES
Beschadigd ontvangen door de ontvanger, melden binnen 48 uur na factuurdatum.
MAN
Reclamatie i.v.m. manco melding. Binnen 10 werkdagen na factuurdatum
MIS

Misdrukken en productiefouten (bindfouten). CB accepteert deze aanvragen altijd, ook als de boeken niet door CB geleverd zijn. De enige voorwaarde is dat de titel nog leverbaar moet zijn of het stadium ‘in afbouw’ heeft.

OUD

Oude druk, is alleen bedoeld voor school- en wetenschappelijke boeken. Aanvragen hiervoor kunnen uitsluitend via CB Online of een digitaal RRA bericht worden ingediend en worden altijd ter fiattering doorgestuurd aan de betreffende uitgever. Indien de uitgever dit retour type met RRAU bericht instuurt vervalt het principe van fiattering, deze regels worden dan behandeld als zijnde akkoord.

NBE

Niet of verkeerd door de boekhandel besteld bij CB (DUD = levering uit Centraal Depot). In geval van een DIO- of AANB levering wordt een aanvraag van dit retour type ter fiattering voorgelegd aan de uitgever. Dit retour type dient de boekhandel in te dienen binnen 10 werkdagen na factuurdatum.

ONB

Onberekend ontvangen en geen nabelasting gewenst. Doorgaans betreft het hier een verwisseling met een gefactureerd boek, dit laatste is dan manco en wordt na ontvangst van de manco melding aan de boekverkoper gecrediteerd. De ONB retour wordt uiteraard niet gecrediteerd maar teruggelegd in de CB voorraad. Wanneer de boekverkoper het boek wil behouden, volgt alsnog een factuur.

RAS
Retourtype waarmee voorraad die verkregen is via een administratieve levering door de secundaire eigenaar geretourneerd kan worden naar de primaire eigenaar. Deze wordt ter accordering aangeboden aan de uitgever. De retouraanvraag wordt gekoppeld aan een administratieve levering.

De redenen om voorraad administratief te retourneren naar de primaire eigenaar zijn:

  • De voorraad positie bij de secundaire eigenaar is te hoog, de secundaire eigenaar verwacht deze niet meer volledig te kunnen verkopen. Gedeeltelijk retour.
  • De titel is niet meer opgenomen in het actieve assortiment van de secundaire eigenaar, er is nog wel voorraad bij de secundaire eigenaar. Geheel retour.
  • De voorraadpositie van de primaire eigenaar is te laag, de secundaire eigenaar heeft echter nog voldoende voorraad. De primaire eigenaar vraagt een deel van de secundaire voorraad terug te leveren, zodat deze het drukken van een extra oplage nog kan uitstellen.
RVR

Commercieel recht van retour wordt verleend door de uitgever na een retour aanvraag van de boekhandel via CB Online of via het retour bericht voor afnemers. Omdat het Centraal Depot geen retour mogelijkheden biedt voor algemene boeken (uitgezonderd in geval van leveringsfouten), zal de boekhandel ook voor die leveringen een retour verzoek onder dit retour type indienen bij de uitgever.
Voor de boekhandel is een levering tegen de condities van het Centraal Depot op de factuur herkenbaar aan voorwaarde DUD.

SEW

Retour regeling voor aangesloten boekhandels voor school- en wetenschappelijke boeken, geleverd tegen de voorwaarden van het Centraal Depot. (DUD) De retour termijn is 14 dagen na factuurdatum (10 werkdagen) buiten het schoolboekenseizoen. De boeken die in het schoolboekenseizoen, dat loopt van 15 juni tot 15 oktober, geleverd zijn, mogen retour aangevraagd worden tot 14 dagen na afloop van dat seizoen. De creditering vindt plaats met de korting, waarmee ook geleverd is. De retour behandelingskosten worden volgens het geldende tarief maandelijks aan de boekhandel in rekening gebracht.

FVR

Voor Facturatie Vertrouwensretour (FVR) dienen uitgever en boekhandel (eenmalig) naar CB een addendum in te sturen. Bij FVR vraagt de boekhandel om commerciële redenen retouren aan in CB Online ter beoordeling door de uitgever. Uitgever moet binnen 10 dagen reageren op FVR aanvragen, anders volgt automatische goedkeuring. Als de uitgever goedkeurt, dan vernietigt de boekhandel (na bevestiging te zien in CB Online) de boeken zelf. CB verzorgt de creditering.

VRR

Bij Vrij Recht van Retour mag de boekverkoper om commerciële redenen titels van een uitgeverij retour sturen tot een vastgesteld limiet per kalenderjaar. Uitgever en boekverkoper dienen hiervoor een afspraak met elkaar te maken en (eenmalig) naar CB een addendum in te sturen. Bij VRR hoeft de boekverkoper zijn retouren niet eerst aan te vragen in CB Online ter accordering van de uitgeverij.De boekhandel kan zelf zijn openstaande retoursaldo controleren in CB Online en zelf een retoursticker printen uit CB Vervoer. Op de retoursticker staat een ‘V’ die verwijst naar deze retourstroom. VRR-retouren moet in een aparte doos verpakt worden met deze sticker erop. Klant wordt belast voor het vervoer (zie vervoerskosten).
Beoordeling en op basis daarvan creditering (mits aan voorwaarden wordt voldaan) vindt plaats na verwerking bij CB.

Accorderen van retouraanvragen

Retour aanvragen ingediend door de boekhandel van type RVR, FVR en OUD worden ter fiattering aan de uitgever aangeboden in CB Online tabblad Retouren. Als dit niet binnen 10 werkdagen geschiedt wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd, behalve als er geen leveringskorting gevonden kan worden. 

Creditering van de retouren

Retouren voortkomend uit de retourtypen BES, NBE en SEW worden altijd gecrediteerd tegen de condities (bruto prijs en korting) van de leveringsfactuur. Retour type MIS (misdrukken/bindfouten) worden gecrediteerd met de standaard uitgeverskorting (DIO) voor de betreffende klant. Met een minimum van 40% als het A-boeken betreft, of de minimale DIO korting voor boeksoort S (schoolboek) of boeksoort W (wetenschappelijk boek).
Retour type RVR en OUD worden gecrediteerd met een korting die door de uitgever wordt opgegeven bij de fiattering (behoudens eventuele strafkorting). Als de uitgever geen creditering korting opgeeft, wordt er gecrediteerd met de door CB gekoppelde leveringskorting. Als deze niet gekoppeld kan worden, wordt de aanvraag afgewezen met als reden “uitgever gaat niet akkoord met deze aanvraag”.

Algemene informatie FTP account

 Klik hier om de algemene informatie rondom het ftp account te openen

 

Bestanden worden uitgewisseld middels het FTP(S) protocol. Versleuteling van de berichten op basis van het protocol ftp(e)s (FTP over SSL) is verplicht. CB ondersteunt op dit moment enkel TLSv1, data channels zijn gelimiteerd tot poortrange 41000:42000. Om gebruik te maken van versleuteld ftp, dient uw ftp cliënt software dit wel te ondersteunen.

Webservices en websites zijn secure zodra daar vertrouwelijke gegevens over gaan.

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van digitale communicatie wordt er een FTP account op de ftp1.boekhuis.nl aangemaakt. Via dit account kunnen de orderbestanden geplaatst worden en zullen de gewenste bestanden door CB worden klaargezet. De inloggegevens voor het ftp account worden u door CB toegestuurd na activeren van het het FTP account.

Een FTP account heeft de volgende kenmerken:

  • /Relatie id/in/       (map waar de orderbestanden, pdf en jpg bestanden geplaatst worden);
  • /Relatie id/out/     (map waar CB de bestanden voor u plaatst);
  • De home directory is /relatie id/;

Directories en subdirectories

Er mogen geen directories en subdirectories aangemaakt worden!

De naamgeving van een bestand bestaat uit twee delen, het gedeelte voor en na de punt;

  • de bestandsnaam, welke voor de “punt” geplaatst is (bestandsnaam.ext);
  • de extensie, welke na de “punt” geplaatst is.

Bestandsnaam

De bestandsnaam mag opgebouwd worden m.b.v. cijfers 0 t/m 9, de letters a t/m z (hoofdletters en/of kleine letters) en de speciale karakters “punt “ (.), dash (-) en underscore (_). Alle andere karakters zoals spatie, trema, &, <, >, {, } etc. zijn niet toegestaan. Voor de extensie is het gebruik van hoofdletters niet toegestaan. 

Parallelle inlogsessies voor hetzelfde bestand zijn niet toegestaan.

Bestanden die door u worden geplaatst in de map /in/ worden direct na binnenkomst door CB verplaatst en verder verwerkt. Bestanden mogen alleen geplaatst worden en daarna niet meer bewerkt, naam veranderen etc.. Van geplaatste orderberichten wordt automatisch een ontvangstbevestiging teruggeplaatst. De frequentie om in te loggen op de server mag niet vaker zijn dan 1 keer per 10 minuten. 

Bestanden die door u worden opgehaald (gedownload) van de FTP server uit de /out map, worden automatisch verwijderd door de FTP server. Bestanden die niet worden opgehaald, worden i.v.m. ruimtebesparing na enige tijd door het CB verwijderd.

Transfer modus

Voor de verbinding dient van commando PASV (passive mode) gebruik gemaakt te worden.

De transfer modus Binair/ASCII waarin bestanden worden geplaatst/ opgehaald is de volgende:

Binair: alle bestanden met de extensies ‘.epub’, ‘.jpg’, ‘.pdf’ en ‘.zip’

ASCII: alle overige extensies

Englisch version -  Data exchange via FTP

 Click here for the English version - Data exchange via FTP

Data files will be exchanged through the FTP(S) protocol. Encryption of the messages based on the protocol ftp(e)s (FTP over SSL) is mandatory. At this moment CB only supports TLSv1, data channels are limited to a port range 41000:42000. To use secure ftp, your ftp client software has to support it. Webservices and websites are secure as soon as confidential data is transferred.

For the digital communication, a FTP account is created on ftp1.boekhuis.

Via this account, files can be put on the ftp server by the customer and the desired files will be put by CB. Login credentials will be sent by CB to you after activating the FTP account.

A FTP account has the following characteristics:

  • /Relation Id/in/ (folder where orderfiles, pdf and jpg files can be put);
  • /Relation Id/out/ (folder where CB puts the files for you);
  • The home directory is /relation id/.

Directories en subdirectories

It is not allowed to create directories or subdirectories.

The naming of a file consists of two parts, the part before the dot and the part after the dot:

  • the file name which is placed before the dot (filename.ext);
  • the extension which is placed after the dot.

The file name may contain number 0-9, characters a-z (uppercase and/or lowercase) and the special characters “dot” (.), “dash” (-) and “underscore” (_). All other characters like spaces, trema, &, <, >, {, }, etc. are not allowed. 

For the extensions the use of uppercase is not allowed.

Files that are put in the /in/ folder are instantly moved and processed after receipt by CB. Files can only be put in the directory, it is not allowed to edit them or change the name etc. Automatically a receipt confirmation is placed. The frequency of login should not be more than once every 10 minutes.

Files that are downloaded by you from the /out/ folder on the FTP server are automatically deleted by the FTP server. Files that are not downloaded will be deleted by CB after some time for reasons of saving space.

Transfer mode

For the connection the command PASV (passive mode) should be used.

The transfer mode Binary/ASCII to be used for different kind of files put/downloaded is the following:

  • Binary: all files with extension ‘.epub’, ‘.jpg’, ‘.pdf’ or ‘.zip’
  • ASCII: all other extensions.



Digicom formaat

Het bericht is opgesteld in Digicom formaat.

Digicom

De berichten van digitale communicatie, Digicom, hebben als voornaamste kenmerk de gelaagde opbouw en de gebruikte veld identificatie (attributen). Gegevens worden gegroepeerd rondom de diverse transactiegegevens. Op deze wijze wordt de informatie in een logische combinatie gepresenteerd en worden zo min mogelijk gegevens herhaald. Verder is er sprake van een opbouw die controle op compleetheid en uniekheid van het bericht mogelijk maakt door middel van een header, footer en unieke berichtidentificatie.

Tekenset

De tekenset is ISO 8859-1.

Veld identificatie - CB-id

In de berichten worden de attributen gespecificeerd door middel van attribuut nummers (4-cijferig). Ter herkenning wordt ieder attribuutnummer (CB-id) vooraf gegaan door een #. Dit teken kan of zal op geen enkele andere wijze in het bericht worden gebruikt. 

Veld met decimale scheiding

In velden met een decimale scheiding (bij valuta en korting) wordt als scheiding een punt gebruikt.

Verplicht of Optioneel

In de berichtdefinitie is aangegeven of een veld Verplicht of Optioneel is, dit wordt aangeduid door opname van een V of O in kolom V/O.

Format

In de berichtdefinitie is aangegeven wat het format van een veld is, dit wordt als volgt aangeduid:

Mogelijke waardeToelichting
NNumeriek
ANAlfanumeriek

Wie mag welke attributen/velden indienen?

De attributen/velden in de Digicom berichten kunnen door één of meerdere doelgroepen gebruikt worden. In de berichtdefinitie wordt in kolom WIE? per attribuut/veld aangegeven wie het attribuut/veld mag opnemen in het bericht. Dit wordt als volgt aangegeven:

WIEToelichting doelgroep
BBoekverkoper of partij handelend namens de boekverkoper
EPrimaire eigenaar of partij handelend namens de primaire eigenaar
SSecundaire eigenaar, betreft een boekverkoper die een deel van de voorraad van de eigenaar heeft gekocht en daarmee over het gekochte deel eigenaar is geworden
AAlle hierboven genoemde doelgroepen

Berichttype, bestandsnaam en extensie

BerichttypeRRA
Bestandsnaam

Door u zelf te bepalen, bestaande uit letters en/of cijfers

Extensie.rra (kleine letters)

Berichtdefinitie

Opzet van het OPDNAW bericht
Header informatie
   Partij specificatie afzender
   Partij specificatie ontvanger
     Transactieregels		
Footer informatie
Headerinformatie (verplicht)
CB-idAttribuut naamV/OFormatMaximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?Toelichting
0001
Record_type

V

N
1
0
A
Recordtype
0002
Bericht_type
VAN
6
RRA
A
Berichttype
0003
Versie_nr
VAN
5
301
A
Versie van het bericht
0004
Verzend_dat
VN
8
yyyymmdd
A
Datum van verzenden
0005
Verzend_tijd
VN
4
uu24mm
A

Tijdstip van verzenden

0006
Bericht_referentie
VAN
14

A
Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer moet identiek zijn.
Dient als controle op het compleet zijn van het bericht en ter voorkoming van dubbele verwerking van de gegevens uit het ingediende bericht. Wanneer een bericht met eenzelfde Bericht_referentie binnen een periode van 3 weken onverhoopt meerdere keren wordt ingediend zal het bericht worden afgekeurd.
0007
Acknowledgement_ind
VN
1
1
A
Geeft aan dat er een bevestiging van ontvangst gestuurd moet worden, altijd waarde 1. Het bericht wat gestuurd wordt is een ontvangstbevestiging (*.ont of *.err bericht), dit bericht geeft cruciale informatie uit de syntactische controle van het geplaatste bericht en of dit in goede orde is ontvangen. Eventuele fouten uit de syntactische controle worden opgenomen in de ontvangstbevestiging.
0008
Test_ind
VN
1
0
A
Geeft aan of het om een testbericht gaat, altijd waarde 0. Testen wordt niet op de productieomgeving gedaan.
0026
Afwijs_kd
VN
1

A
Geeft aan of het bericht deels verwerkt mag worden of dat het hele bericht afgekeurd dient te worden als zich een fout voordoet, waarbij geldt dat:

• Als de afwijscode de waarde 0 (= default) heeft, dan dient het bericht op opdracht(regel)niveau worden afgewezen, betreft recordtype 4.
bij de waarde 0 geldt wel dat, als het aantal foute regels een percentage overschrijdt, de hele opdracht wordt afgekeurd. Het percentage is 1%.
én
bij de waarde 0 geldt ook dat, als het aantal foute opdrachten (record type 2) in een bericht een percentage overschrijdt, het hele bericht wordt afgekeurd. Het percentage is ook 1%.
• Heeft de afwijscode de waarde 1, dan moet als zich minimaal 1 fout voordoet, het gehele bericht afgewezen worden.

Partijspecificatie - Bij communicatie betrokken partijen (verplicht)
CB-idAttribuut naamV/OFormatMaximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?Toelichting
0001
Record_type
VN
1
1
A
Recordtype
0009
Partij_type
VAN
4
AFZ
A
De afzender van het bericht
0010
Partij_id
VN
13

A
Het relatie id wat bij CB is vastgelegd
0011
Partij_id_type
VAN
3
CB
A
Het type van de betrokken partij
CB-idAttribuut naamV/OFormatMaximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?Toelichting
0001
Record_type
VN
1
1
A
Recordtype
0009
Partij_type
VAN
4
ONTV
A
De ontvanger van het bericht
0010
Partij_id
VN
13
8894126
A
Het relatie id wat bij CB is vastgelegd
0011
Partij_id_type
VAN
3
CB
A
Het type van de betrokken partij
Retourregel informatie (verplicht)
CB-idAttribuut naamV/OFormatMaximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?Toelichting
0001
Record_type
VN
1
2
A
Recordtype
0100
Relatie_id
VN
7

A
Relatie-id van het distributiepunt. Altijd het relatie-id van CB.
0012
Stroom_nr
ON
2

A
Aansturing van orderstromen naar bijvoorbeeld een ander fysiek adres of verschillende afdelingen binnen een winkel
0200
EAN_artikel_kd
VN
13

A
Het EAN of ISBN van het artikel.
0260
Eigenaar_relatie_id
ON
7

A
Het relatie id wat door CB voor de eigenaar van het artikel is vastgelegd
0441
Afnemer_regel_ref
OAN
10

A

Referentie van de opdrachtregel ten behoeve van de afnemer

Ingeval van retouren wordt het veld als volgt gevuld:

  • retour gekoppeld aan eerdere levering → Afnemer retourregel referentie, mits gevuld. Anders "R" + retour aanvraagnummer
  • retour niet gekoppeld aan een eerdere levering → Afnemer retourregel referentie, mits gevuld. Anders "R" + retour aanvraagnummer

0515
Retour_type_kd
VAN
3
Mogelijke waarde
A

BES
Retour i.v.m. beschadigd
MAN
Reclamatie i.v.m. manco melding
MIS
Retour i.v.m. misdruk
NBE
Retour i.v.m. niet bestelde of verkeerd bestelde artikelen
ONB
Retour i.v.m. onberekend ontvangen
OUD
Retour i.v.m. melding oude druk
RAS
Retour Administratief Secundair Eigenaar
RVR
Retour i.v.m. recht van retour
SEW
Retour op S&W boek regeling
VRR
Retour i.v.m. vrij recht van retour
0430
Exemp_aant
VN
6

A
Aantal exemplaren
0456
Levereenheid_kd
O/VN
10

A

Nummer van de levereenheid (pakbon)


In het uitgevoerde opdrachten bericht (.uit) wordt terugkoppeling gedaan op orderniveau en niet op levereenheid. Hierdoor kan het voorkomen dat een levereenheid in meer dan één uitgevoerde opdrachten bericht van een dag voorkomt. Reden hiervan is dat in een levereenheid gefactureerde en niet gefactureerde artikelen kunnen zitten. Niet gefactureerde artikelen zijn meteen klaar. Gefactureerde artikelen moeten nog door het facturatieproces waardoor ze in een later uitgevoerd opdrachten bericht terecht kunnen komen. 

Verplicht indien veld 0515 Retour_type_kd is gevuld met waarde BES, MAN, NBE en als CB Factuur nummer, veld 0452 Factuur_nr, niet bekend is

0452
Faktuur_nr
O/VAN
9

A

Factuurnummer van de verkoopfactuur aan de afnemer waarop deze opdracht is gefactureerd

Verplicht indien veld 0515 Retour_type_kd is gevuld met waarde BES, MAN, NBE en als Levereenheid_kd, veld 0456 Factuur_nr, niet bekend is

0513
Tav_text_retour
OAN
55

A
Ter attentie van ten behoeve van retour
0514
Toelichting_retour
OAN
200

A
Toelichting van de indiener op de retouropdracht.
0516

Naleveren_ind

O

AN

1

Mogelijke waarde
A
Indicator waarmee wordt aangegeven of er een nalevering moet plaatsvinden.
J
RetourtypeActie
BESNageleverd
MAN

Niet nageleverd

MIS
RAS
NBE

Niet nageleverd, ongeacht de meegegeven naleveren indicatie

ONB
OUD
RVR
SEW
N
Er hoeft geen nalevering plaats te vinden.
0517
Retour_ind
OAN
1

Mogelijke waarde
A
Retour indicator waarmee wordt aangegeven of het artikel wordt teruggestuurd.
J
Retour indicatoreActie
BESRetour indicator wordt altijd J(a) ongeacht wat er wordt meegegeven in het bericht
MIS
NBE
OUD
RAS
RVR
SEW
MAN

Retour indicator wordt altijd N(ee) ongeacht wat er wordt meegegeven in het bericht

ONB

Retour indicator wordt overgenomen uit het bericht, indien deze leeg is dan wordt de retour indicatie J(a)

N
Er wordt niets retour gestuurd, er zal een nabelasting plaatsvinden.
0518
Afnemer_ref_kd
OAN
10

A
Referentie ten behoeve van de afnemer
0519
Afnemer_regel_ref_kd
OAN
10

A
Referentie op retourregelniveau ten behoeve van de afnemer
0520
Toelichting_retourregel
OAN
200

A
Toelichting op de retour aanvraag regel
Footerinformatie (verplicht)
CB-idAttribuut naamV/OFormatMaximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?Toelichting
0001
Record_type
VN
1
9
A
Recordtype
0015
Aant_detail_2
VN
6

A
Totaal aantal regels van recordtype 2 in dit bericht
0006
Bericht_referentie
VAN
14

A
Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer dient identiek te zijn.
Dient als controle op het compleet zijn van het bericht.

Voorbeeld van een RRA bericht

Voorbeeld van een RRA bericht
#00010#0002RRA#0003301#000420170221#00050931#00068385#00071#00080
#00011#0009AFZ#00107321494#0011CB
#00011#0009ONTV#00108894126#0011CB
#00012#01007321494#00120#02009781743215777#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781742208725#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215753#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215777#0515RVR#04302#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215753#0515RVR#04301#05198385
#00019#00155#00068385
  • No labels